¿Cuántas reuniones virtuales has tenido en los dos últimos meses? ¿Te ha pasado alguna de las siguientes situaciones?
- ¿No sabes gestionar el tiempo en tus reuniones virtuales?
- ¿Algunos participantes roban todo el protagonismo y no dejan hablar a otras personas?
- ¿Te sientes abrumado haciendo el resumen de la reunión?
- ¿No sabes cómo dar el turno a los participantes?
“Cuando todo parezca ir en contra tuyo, recuerda que el avión despega con el viento en contra, no a favor”.
HENRY FORD
Te propongo que para evitar las situaciones que te he citado anteriormente hagas reuniones virtuales delegadas. Te aseguro que te va a cambiar la percepción con relación a que las reuniones son una pesadilla.
Las reuniones delegadas en su formato presencial se vienen utilizando hace 20 años como una herramienta de desarrollo estratégico para los equipos y las organizaciones.
Alain Cardon, las dio a conocer en su libro Coaching de Equipos y a medida que se ha incrementado el uso de las nuevas tecnologías se utilizan también en formato virtual. Te puedo decir por experiencia propia que son muy efectivas ya que durante muchos años las hemos utilizado en la Asociación Internacional de Coaching y Psicología (AICP) y el el Grupo de Trabajo de Psicología y Coaching del Colegio Oficial de la Psicología.
Las reuniones virtuales delegadas consisten en repartir roles entre los participantes. Antes de iniciar una reunión el líder del equipo pregunta de forma abierta si hay voluntarios que quieren desempeñar alguno de los siguientes roles: 1) Escribano/a 2) Moderador/a; 3) Motivador/a de decisiones; 4) Gestor/a del tiempo; 5) Coach; 6) Co-coach; y 7) Encargado/a.
Vamos a explorar el cometido de cada uno de estos roles:
- Líder: es el responsable de todas las decisiones tomadas o no tomadas por su equipo y cada uno de sus miembros. Su papel es fundamental porque ayuda a mantener alta la energía emocional del equipo. Es el único rol que no se puede rotar.
- Escribano/a: realiza la tarea de tomar nota de los puntos más claves de la reunión y de hacer el acta de la misma.
- Moderador/a: garantiza que las reuniones de los participantes sean fluidas y evita que una persona tenga todo el protagonismo. Tiene la facultad de dar y quitar la palabra en el caso de que alguno de los participantes de la reunión sobre pase los tiempos de su participación.
- Motivador/a de decisiones: asegura que las decisiones estén bien formuladas: claras y definidas en el tiempo. Además, ayuda a desatascar a los participantes en el momento en que no pueden tomar decisiones proponiendo técnicas concretas para ese fin.
- Gestor/a del tiempo: también se le llama “reloj parlante” porque informa de forma regular el tiempo que ha transcurrido desde el inicio de la reunión y del tiempo que queda para su finalización.
- Coach: es la persona que acompaña al grupo desde fuera y no participa en la reunión. Su trabajo consiste en observar las interacciones que se producen entre los miembros del equipo. Cuando termina la reunión se encarga de dar feedback a los participantes.
- Co-coach: proporciona pistas para mejorar y desarrollar el funcionamiento del equipo a partir del comportamiento de los participantes en la reunión Ej. «En mi opinión, una pista de mejora posible para tu participación en la reunión siguiente sería…»
- Encargado/a: en algunos casos, se asigna a una persona para que organice las reuniones. Sobre todo cuando se trata de hacer reuniones con participantes que se encuentran en diferentes ciudades del mundo.
Debes tener en cuenta los principios de una reunión delegada:
- Voluntareidad y aceptación: las personas aceptan desempeñar un rol o tienen toda la libertad de negarse a llevarlo a cabo.
- Circularidad: en cada reunión los roles se van rotando para que los participantes entrenen y adquieran distintas habilidades. Si una persona acepta ser escribano/a tendrá que desarrollar la habilidad de hacer actas; si una persona gestiona el tiempo, tendrá que aprender a poner limites de manera asertiva, etc.
Aprender a hacer reuniones delegadas de forma virtual es una cuestión de tiempo y entrenamiento. Puedes recibir un seminario on line o bien, un coach te puede enseñar a poner en marcha una reunión virtual delegada de varias maneras:
- Directamente en la reunión y de forma paralela al desarrollo de la misma, puede ir explicando los diferentes roles.
- Organizar una reunión virtual delegada para aprender cada uno de los roles.
No te aconsejo hacer reuniones virtuales delegadas en los siguientes supuestos:
- En momentos de crisis en los que se deben tomar decisiones rápidas y no hay tiempo para consensuar las ideas con todos los miembros de un equipo.
- Cuando organices reuniones con información específica en el que se utilice una presentación con diapositivas.
- En culturas muy jerárquizadas en las que el líder puede sentirse amenazado si se reparten las tareas.
Si todavía no has hecho ninguna reunión virtual delegada te animo a que te atrevas a dar el primer paso. Te darás cuenta de que al implementarlas se modifican las interacciones entre los participantes porque descubres nuevas facetas en cada uno de ellos.
Además, el hecho de que cada participante se sienta involucrado, hace que los equipos se cohesionen y las reuniones se conviertan en un instrumento de trabajo más eficiente.
Si estás interesado en recibir formación sobre cómo hacer reuniones pincha aquí y contactanos. O bien, puedes visualizar el café virtual: Desarrolla el Arte de Hacer Reuniones Virtuales Delegadas.
Mercedes Valladares Pineda
Psicóloga Experta en TransCulturalidad