¿Cuántas reuniones virtuales has tenido en los últimos dos meses?
Si alguna de estas situaciones te suena familiar, sigue leyendo:
- ¿No sabes cómo gestionar el tiempo?
- ¿Alguien acapara toda la conversación?
- ¿Te abruma hacer el acta tú solo/a?
- ¿No sabes cómo dar turno a los participantes?
“Cuando todo parezca ir en contra tuyo, recuerda que el avión despega con el viento en contra, no a favor”. — Henry Ford
Las reuniones virtuales delegadas son una solución innovadora y transformadora para estos desafíos. Lejos de ser una simple técnica, representan una metodología de alto impacto, ideal para empresas que trabajan en entornos multiculturales y virtuales, donde es esencial distribuir el protagonismo, facilitar la participación equitativa y mejorar la comunicación.
¿Qué son las reuniones virtuales delegadas?
Las reuniones delegadas nacieron en formato presencial hace más de 20 años, gracias al coach Alain Cardon, quien las popularizó en su libro Coaching de Equipos. Desde entonces, su eficacia se ha comprobado también en entornos digitales, donde su aplicación es aún más necesaria por la complejidad de la comunicación virtual.
En esencia, las reuniones virtuales delegadas consisten en repartir roles clave entre los participantes, permitiendo así mayor corresponsabilidad, inclusión y dinamismo. En mi experiencia personal, las hemos aplicado durante años en la Asociación Internacional de Coaching y Psicología (AICP) y en el Grupo de Trabajo de Psicología y Coaching del Colegio Oficial de la Psicología. Los resultados han sido extraordinarios.
Los 7 roles transformadores en las reuniones virtuales delegadas
Antes de comenzar la reunión, el líder del equipo pregunta si alguien quiere asumir uno de los siete roles fundamentales de una reunión virtual delegada. Aquí te los explico:
- Líder
No rota. Es responsable de las decisiones tomadas o no tomadas. Su rol es mantener la energía emocional del grupo. - Escribano/a
Redacta las notas clave y el acta de la reunión. Mejora la síntesis y la escucha activa. - Moderador/a
Dinamiza la reunión, reparte la palabra y evita que una sola persona acapare la conversación. - Motivador/a de decisiones
Se asegura de que las decisiones sean claras, realistas y acotadas en el tiempo. Ayuda cuando el grupo se bloquea. - Gestor/a del tiempo (o reloj parlante)
Informa cuánto tiempo ha transcurrido y cuánto queda, cuidando la eficacia sin cortar el flujo. - Coach
Observa desde fuera sin intervenir. Al final, ofrece un feedback sobre las dinámicas del grupo. - Co-coach
Proporciona pistas de mejora individuales y colectivas, animando el aprendizaje constante.
Principios clave de las reuniones virtuales delegadas
Las reuniones virtuales delegadas se basan en la rotación voluntaria de roles, lo que permite que todos los miembros del equipo entrenen competencias clave como la gestión del tiempo, la toma de decisiones o la escucha activa.
Este enfoque es especialmente potente para entornos virtuales que trabajan con personas de diferentes culturas, ya que facilita la inclusión, distribuye el protagonismo y promueve la equidad en la participación. La psicología transcultural aporta herramientas para entender los diferentes estilos comunicativos y de liderazgo presentes en equipos multiculturales, evitando malentendidos y reforzando la cohesión.
¿Cuándo no conviene usar reuniones virtuales delegadas?
No es recomendable aplicar este formato en:
- Momentos de crisis donde se necesitan decisiones urgentes.
- Reuniones técnicas con presentaciones unidireccionales.
- Entornos muy jerárquicos donde los líderes se sienten amenazados por compartir el control.
¿Cómo aprender a hacerlas?
Puedes aprender a implementar reuniones virtuales delegadas:
- A través de formación online personalizada.
- Con un/a coach especializado/a que te acompañe directamente en tus reuniones.
- O bien participando en talleres específicos como nuestro Café Virtual: Desarrolla el Arte de Hacer Reuniones Virtuales Delegadas.
Conclusión
Las reuniones virtuales delegadas son mucho más que una técnica organizativa: son una herramienta estratégica para fomentar el liderazgo compartido, la participación activa y la eficacia en entornos virtuales.
Si lideras un equipo diverso o en remoto, te animo a probar este enfoque. Verás cómo mejora la implicación, la comunicación y la cohesión del equipo.
Acerca de la autora
Mercedes Valladares es psicóloga transcultural y experta en coaching para empresas. Acompaña a ejecutivos en el logro de sus metas mediante sesiones de psicología y coaching transcultural. Imparte formación presencial y online a equipos y organizaciones en procesos de desarrollo profesional, liderazgo, adaptación y comunicación intercultural. Trabaja con su método MOVERTE para ayudar a conseguir objetivos con propósito. Su modelo de trabajo se inspira en la Psicología Humanista y en el respeto a los Derechos Humanos