10 mejores consejos para utilizar el whatsapp en entornos internacionales

El uso de los grupos de aplicaciones de mensajería instantánea que utilizan las redes de Wi – Fi como Line, Telegram, WeChat y Whatsapp, se han extendido a todas las áreas de nuestra vida.

Primero, nos comunicábamos con amigos de forma individual. Luego, empezamos a formar parte de grupos en diferentes actividades: celebración de cumpleaños, viajes, bodas, bautizos, encontrar pareja o simplemente, para hablar de intereses compartidos por varias personas.

Los grupos se constituyen de manera espontánea y su duración depende del grado de participación de sus integrantes. En España, esta práctica se ha incorporado a la vida laboral en distintos sectores. Por ejemplo, algunas empresas internacionales están adquiriendo la costumbre de formar grupos con sus colegas en diferentes países.

Según la empresa PwC Strategy, los españoles han elegido el whatsapp como herramienta favorita para enviar mensajes instantáneos, ocupando el cuarto lugar del mundo con un grado de penetración del 70% entre los usuarios de telefonía móvil.

A nivel mundial, la empresa GlobalWebIndex apunta que Oriente Medio y África ocupan el primer lugar en la utilización del whatsapp con un 68% de usuarios, y en segundo lugar se encuentra Latinoamérica, con una cuota de uso de un 61%, siendo Argentina el país latinoamericano con el mayor número de usuarios. Este rápido crecimiento está relacionado con las zonas del mundo que están teniendo mayor acceso a internet.

¡Hablar de grupos de trabajo en entornos internacionales es muy distinto a hacerlo en nuestro propio país!

La mensajería instantánea ha venido a cambiar nuestras costumbres y hábitos con independencia del país en el que residamos. En España, cuando no existía este servicio se consideraba de mala educación hacer llamadas telefónicas después de las 10 de la noche. Ahora, es inevitable recibir mensajes a todas horas, sin importar que sea de día o de noche. Y depende de nosotros contestar a los mismos o no.

Cuando hablamos de grupos de mensajería en el que sus miembros pertenecen a diferentes partes del mundo, debemos ser extremadamente cuidadosos ya que no solamente está en juego nuestra imagen personal sino también la imagen de nuestra empresa.

El éxito en el funcionamiento de un grupo con miembros de diferentes países depende en gran parte de la sensibilidad intercultural de la persona o empresa que lo crea. Desde el principio se deben establecer reglas claras para su uso, teniendo en cuenta cierta flexibilidad para no herir la sensibilidad de algunas personas.

Algunos grupos, se ven invadidos por mensajes de “buenos días” y “tazas de cafés” por las mañanas. Otros miembros, son muy efusivos y para dar las gracias introducen filas enteras de aplausos y gestos de celebración.

Para el uso eficiente y productivo de estos grupos, te invito a que consideres los siguientes puntos:

1. Pon una fotografía neutral: si no tienes teléfono de empresa, no pongas una fotografía que refleje detalles de tu vida personal, que no quieres que se difundan en tu entorno profesional.

2. Estado del teléfono: evita poner frases personales que distorsionen tu imagen profesional.

3. Piensa en los emoticones que utilizas: según el psicólogo Paul Ekman, existen 6 emociones que son universales: alegría, el miedo, el asco, la tristeza, la ira y la sorpresa. Es preferible que solo utilices los emoticones que expresan alegría o tristeza porque estos son comprensibles en todas las culturas.

4. No pongas chistes: lo que puede ser gracioso en una cultura, puede ser ofensivo en otra. Por ello, si quieres introducir un punto de alegría en una conversación profesional, asegúrate de poner mensajes claros para todos.

5. Envía contenido de interés profesional: muchas veces nos dejamos llevar por la impulsividad y en un momento de relajación compartimos un contenido que puede llegar a distorsionar el ritmo de trabajo del grupo. Piensa, si este es de interés para todos y si no es así, envíalo solamente a quienes realmente están comprometidos con determinadas temáticas.

6. Horarios de trabajo: debido a la diferencia horaria, cuando se trabaja en diferentes países, es necesario tener en consideración la hora en que se envían los mensajes. Aunque la persona no conteste los mensajes a media noche, es una señal de educación y respeto enviarlos dentro de su jornada laboral.

7. Antes de crear un grupo, pregunta a tus compañeros si quieren ser miembros del mismo: en algunas culturas se considera invasivo y una violación al derecho a la intimidad, invitar a alguien a un grupo sin antes solicitar su autorización. Por ello, debes comunicarlo de forma individual a cada uno de los candidatos a formar parte del mismo.

8. Legislación laboral: en algunos países cuando se firma un contrato de trabajo se da por supuesto que un empleado está disponible las 24 horas del día. En cambio en otros, los tiempos de ocio y de descanso, están bastante delimitados. Antes de cometer un error, averigua la legislación laboral y las políticas de la empresa del país con el que estás trabajando.

9. Utiliza técnicas que mejoren la productividad: si has consensuado con tus partners internacionales el uso del whatsapp como estrategia de comunicación, instala programas especializados para que puedas escribir desde tu ordenador e invertir menos tiempo en la redacción de los mensajes. Asimismo, cuando escribas un mensaje hazlo de forma completa. Si lo escribes por partes, recibirás preguntas o comentarios antes de haberlo finalizado, lo que tendrá como consecuencia una mayor inversión de tiempo y energía en hacer aclaraciones.

10. Valora la conveniencia de tu participación en el grupo: algunas personas se sienten estresadas cuando reciben muchos mensajes y prefieren no formar parte de los grupos. Algunas culturas son muy colectivas y valoran la comunicación grupal. Por esta razón, antes de tomar una decisión investiga los aspectos culturales de tus socios ya que tu reacción podría excluirte de conversaciones informales que fomenten la cohesión del grupo y asimismo, se podría considerar como una falta de interés por tu parte.

Las nuevas tecnologías que nos permiten acceder a las aplicaciones más modernas son un arma de doble filo. Por un lado, nos facilitan la vida. Y por el otro, pueden contribuir a que empeore la gestión de nuestro tiempo y a que disminuya nuestra productividad.

Antes de introducir estas aplicaciones a nuestra vida laboral es necesario hacer una valoración profunda acerca de si son necesarias en la vida cotidiana o si por el contrario, su uso debe restringirse a situaciones que se consideren urgentes.

Lo más conveniente, es que se llegue a un consenso sobre el uso de estas herramientas entre empresarios y trabajadores tanto a nivel nacional como internacional. Todos tenemos derecho a decir que “no” y a elegir los momentos fuera de nuestra jornada laboral en los que podemos atender a ciertas demandas profesionales para conciliar de forma efectiva nuestra vida personal y laboral.