Cinco pasos para tener éxito en tus reuniones virtuales
¿Tienes poco contacto con un entorno virtual internacional?
¿Te gustaría transmitir una imagen de excelencia y profesionalidad en tus reuniones virtuales?
¿Te has quedado bloqueado en una reunión porque no sabes gestionar las plataformas virtuales?
¿Quieres conocer los «does» y «dont’s» para tener éxito en tus reuniones virtuales?
¿No tomas en cuenta las diferencias culturales de los participantes de tus reuniones?
¿Piensas que te puedes dirigir de la misma forma a todas las personas?
“La capacidad de aprender con mayor rapidez que tus competidores es la única ventaja competitiva sostenible”.
Peter Senge
La aparición del COVID-19 ha hecho que las empresas y autónomos que no tenían presencia on line hayan tenido que aprender a marchas forzadas a realizar reuniones virtuales y presentaciones a través de plataformas digitales.
Tanto como organizador o espectador de una reunión has podido apreciar en primera persona los muchos errores que se cometen y que erosionan tu imagen profesional aún cuando ofrezcas servicios y contenidos de excelente calidad.
Ello obedece a tu falta de experiencia en el uso de plataformas digitales. Pero también a no conocer como se realiza la gestión de personas en un sistema global, dado que lo que en un país puede considerarse como algo natural, en otro puede ser una rareza o excentricidad.
Veamos los cinco pasos que te lleven a alcanzar el éxito en tus reuniones virtuales internacionales:
1. Haz un plan de trabajo o agenda de la reunión: detalla cada uno de los temas que vas a abordar y señala el tiempo de duración de cada uno: presentación de los asistentes, objetivo principal, objetivos específicos y los resultados que esperas obtener de la reunión. Manda esta agenda a tu contraparte extranjera por lo menos con una semana de antelación. De esta manera, le das la posibilidad de prepararse para la reunión y de que te comunique si alguno de los temas que tu propones no es bien recibido en su país o si se debe abordar de manera diferente. Si estás trabajando con personas de Latinoamérica explica cómo se va a realizar la presentación de los participantes. Si no lo haces es probable que inviertas mucho tiempo en la presentación porque en Latinoamérica la gente tiende a expandirse.
2. Adapta tu perspectiva cultural: cuando organices reuniones con personas de otra nacionalidad, advierte los matices culturales que difieren de los tuyos. Ten en cuenta la cultura de la organización, la cultura general del país y la cultura de los participantes de la reunión. Ve más allá de los estereotipos de país porque es probable que los participantes hayan estudiado en el extranjero o sean hijos de padres que proceden de otros países. Algunos países europeos nos perciben como personas muy relajadas de la misma manera que nosotros lo hacemos con las personas de Latinoamérica. Por ejemplo, la figura del formador intercultural es bastante conocida en Alemania. En el momento en que un expatriado alemán viene a trabajar a España, recibe formación para que entienda las sutilezas de nuestra cultura como por ejemplo: ir a tomar café en grupo o hablar todos al mismo tiempo.
3. Ponte a disposición de los participantes: si eres el organizador de una reunión es necesario que estés a disposición de los participantes para que resuelvas los impases que se pueden producir en el camino. Busca las horas más convenientes para tus invitados y facilítales su participación. Lo que empeora la comunicación es no ser accesible; sobre todo cuando se van a tratar temas sensibles y situaciones complicadas. Los días en que organizo mis cafés virtuales lo reservo para resolver situaciones de última hora. Algunas personas me hacen preguntas muy elementales, como por ejemplo, cual es la diferencia horaria o como pueden conectarse al café. Si yo no estuviera disponible es probable que no participaran en mis cafés. Ted Rollins, emprendedor global, copresidente y director fundador de Valeo Group, apunta: “Nos levantamos habitualmente a media noche para acomodar los horarios de nuestros equipos diversos. Ellos son nuestra prioridad y trabajamos dentro de sus zonas horarias cuando sea posible «.
4. Usa imágenes cuando sea posible: puedes poner imágenes para ilustrar y enfatizar los temas principales en la reunión. También puedes utilizar datos en gráficos y tablas, o crear diapositivas. Procura utilizar un vocabulario internacional. Si procedes de España y estás trabajando con personas de Latinoamérica no utilices modismos españoles. Si estás trabajando con personas que hablan otro idioma las imágenes pueden ser un apoyo para que se entiendan mejor algunos conceptos. Ten en cuenta que algunas imágenes que son naturales en tu país pueden ser ofensivas en otro. De ahí, la importancia de tener buena comunicación con tus partners. El esfuerzo adicional de preparar medios visuales y consensuar que imágenes se van utilizar con tus socios indica que eres una persona a la que le interesa hacer llegar su mensaje por medio de diferentes canales de comunicación.
5. Envía un correo electrónico de seguimiento: después de la reunión envía por escrito -a la mañana siguiente, basándote en la zona horaria de tus socios-, para expresar tu agradecimiento por su disposición a reunirse con los miembros de tu organización. Incluye un resumen de los principales puntos tratados durante la reunión, de manera que, tengan material para consultar y les des la oportunidad para que te envíen comentarios, aclaraciones sobre puntos confusos e ideas adicionales.
Las reuniones remotas o virtuales se han convertido en un elemento permanente en el ámbito de los negocios internacionales. Usa estas pautas para asegurarte de que tu empresa esté siempre disponible para atender los requerimientos de tus socios, respete las diferencias culturales y que fomente una comunicación auténtica más allá de que nos conectemos de manera remota y a distancia.
RECUERDA QUE:
Las relaciones con nuestros socios de otros países son colaborativas, por lo tanto, fomenta el diálogo fluido y circulante, incluso después de que la reunión haya concluido.
Mercedes Valladares Pineda
Psicóloga Experta en TransCulturalidad
Te invito a mi siguiente café virtual, PON EN MARCHA LA NETIQUETA INTERNACIONAL PARA TENER ÉXITO EN TUS REUNIONES VIRTUALES, el próximo martes 28 de abril a las 19:00 horas en Madrid ON LINE.