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¿Pensar antes que escribir o escribir antes que pensar?

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¿Cuál es la primera acción que realizas al llegar a tu trabajo?

Un gran porcentaje de personas ha incorporado en su vida laboral el hábito de revisar el correo electrónico a primera hora de la mañana. Para despejar la bandeja de entrada, algunos empresarios contestan los mensajes de forma automática, sin pensar en cómo sus interlocutores internacionales pueden percibir sus respuestas.

“Si contestas a una persona, le contestas al mundo entero”

La facilidad para reenviar los correos y la opción de envío de correos encadenados, hace que en cuestión de minutos tus conversaciones se multipliquen y lleguen a personas en todas partes del mundo. De la misma manera en que puedes escuchar una conversación personal de forma accidental, tus correos pueden llegar a la bandeja equivocada y ocasionarte serios problemas.

“Piensa o cuenta hasta tres antes de escribir”

Si estás trabajando en el extranjero, investiga las normas del manejo del correo electrónico, primero en tu empresa y en tu país. Luego, en el país en el que estás trabajando y por último, en otros países con los que haces negocios.

Dependiendo del lugar donde trabajes, el respeto al derecho al honor y a la intimidad tiene una connotación distinta. Es posible que en algunas culturas, el monitoreo de correos electrónicos por parte de la empresa no tenga consecuencias éticas y legales.
En España, el Tribunal Supremo, que es el máximo órgano judicial creador de jurisprudencia, ha dicho que un empresario no puede intervenir los correos de sus empleados para medir su productividad durante la jornada laboral; sobre todo, si estos no han sido advertidos acerca de los límites y los controles que se van a utilizar en el uso de esta herramienta.

Sin embargo, las empresas españolas disponen de los mecanismos legales para promover el uso responsable del correo electrónico. El Tribunal Supremo afirma que, la protección de la intimidad es “compatible” con el derecho de la empresa a crear una normativa que regule esta herramienta − siempre y cuando− esta informe a sus empleados sobre las medidas que se van a tomar para garantizar la utilización laboral del correo.

Una vez que conoces las normas de uso del correo electrónico debes buscar información sobre los destinatarios a quienes te diriges y las dimensiones culturales de su país.

Caso 1. Un trabajador de una ONG internacional que tiene una delegación en España, le escribió a su colega en los Emiratos Árabes para recomendarle a una amiga que quería trabajar en ese país. La contestación a su correo fue “ok”, a su amiga nunca la llamaron para una entrevista de trabajo.

La longitud de la respuesta no da pie para hacer una interpretación adecuada. En todo caso, lo más conveniente hubiese sido que el colega español investigara como se reciben las recomendaciones en los Emiratos Árabes. En España, este tipo de comportamientos es aceptado, por el contrario, en otros países puede ser mal visto o rechazado.

Caso 2. En algunas ocasiones, las buenas intenciones nos hacen cometer graves errores. Un cliente, tuvo un problema con un funcionario que trabaja en el sector de la ayuda internacional. El funcionario, sin el conocimiento de mi cliente, reenvío a varias organizaciones, un correo que contenía datos sensibles sobre una persona en situación de vulnerabilidad.

El funcionario justificó su manera de proceder alegando que había mandado el correo a gente de confianza. Para subsanar este error, mi cliente, le pidió permiso al solicitante de ayuda humanitaria para que su expediente fuera trasladado a tercera personas.

En el momento de reenviar un correo, lo más asertivo es solicitar consentimiento a la persona que lo escribió originalmente y que este, −si es posible− dé su autorización por escrito. Asimismo, si quieres mencionar a una persona en un correo masivo, lo pertinente es pedirle autorización antes de enviarlo y si no es posible hacerlo, lo correcto es poner a esta persona en copia.

Caso 3. En algunos países, las jerarquías están muy marcadas. Por ello, en un país democrático e igualitario un comportamiento inadmisible en correos corporativos, es el uso de comparaciones por parte de un jefe en relación al comportamiento de ejecutivos en diferentes países. “Solo nuestros socios africanos no han entregado los informes”.

No olvides que cada país tiene su propia idiosincrasia. En este supuesto, lo más aconsejable es contactar con los ejecutivos que no han cumplido con las tareas en las fechas previstas y prevenir posibles enfrentamientos entre empleados de diferente nacionalidad.

Recomendaciones para el buen uso del correo electrónico en negociaciones transculturales

  1. La primera barrera de comunicación es el idioma. Si te comunicas en un idioma distinto al tuyo, asegúrate de que estás transmitiendo lo que quieres comunicar.
  2. Utiliza tu correo electrónico para fines exclusivamente profesionales. Por ejemplo, evita mandar mensajes con contenidos sexistas o humorísticos ya que en muchos casos, estos incluyen estereotipos adjudicados a ciertos países y pueden resultar ofensivos para tus socios.
  3. Investiga las normas de uso del correo electrónico en tu empresa, en tu país y en los países con los que colaboras.
    Valora las consecuencias de contestar los correos con inmediatez.
  4. Si quieres proteger tu privacidad, no utilices tu cuenta de trabajo o tu cuenta privada para asuntos personales porque puedes dar información sobre tu orientación sexual, política, aficiones personales y otros datos no relacionados con tu vida profesional.
  5. En un mundo globalizado y multilingüe la posibilidad de que se produzcan malos entendidos es superior de lo que piensas. Si conoces las leyes sobre la gestión del correo electrónico en diferentes países, evitarás que se produzcan problemas que te pueden costar tu puesto de trabajo o provocar pérdidas económicas a tu compañía.

Mi recomendación es que con independencia del país en el que residas actúes con precaución y tengas en consideración el derecho al honor y a la intimidad de tus socios internacionales.

Recuerda el proverbio latino que dice: “las palabras se las lleva el viento, lo escrito permanece”.

Mercedes Valladares Pineda
Psicóloga y coach transcultural

ACERCA DE LA AUTORA
Mercedes Valladares Pineda, es psicóloga, coach y formadora. Trabaja en Madrid y facilita procesos de coaching personal, de negocios y formación a medida. Asimismo, brinda procesos de psicoterapia de forma presencial y por skype. Utiliza como herramientas de trabajo las teorías que se pueden aplicar a todas las culturas: análisis transaccional, programación neurolingüística y comunicación no violenta. Visita su página web: Open your eyes to the world

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